Представьте, что вы убираете документы в папки, используя не дырокол и скоросшиватель, а шило, нитки и штопальную иглу. Допотопные технологии? Но именно так до сих пор предписано работать в архивах. Клей — только ПВА, чтобы бумага не коробилась и не заводились насекомые. Прошивка вручную дедовским способом (иглой и суровой ниткой), чтобы повреждение бумаги было минимальным и документ мог дольше храниться. Хранение — основное предназначение архива. Его девиз: «Утратить архивный документ легко, восстановить невозможно!».

Архивохранилище впечатляет. Стеллажи не бесконечны, но всё же их много: шкафы, полки, папки, указатели.

Директор архива Светлана Ивановна Заббарова рассказывает о работе своего подразделения и каждого сектора в отдельности.

Самые распространённые запросы

Сектор по работе с обращениями (зав. О.А. САЛУН) находится на передовой и решает самые срочные задачи: ответы на запросы госучреждений, акционерных обществ, обращений граждан и пр. Допустим, человек окончил институт, забрал диплом, а документ, на основании которого он поступал в университет, остался в личном деле. Или студент был отчислен, вообще не забрал документы, а теперь они ему понадобились. Таких документов (о предыдущем образовании и трудовых книжек) —13 картотечных шкафов. Специально отобрали отдельно, потому что желающих забрать свои документы много — в течение месяца по 20-30 обращений. «Только сегодня выдали 3 аттестата, и 7 человек позвонили с таким вопросом», — уточняет Светлана Ивановна. Всё выдаётся строго под роспись и учитывается.

Другой распространённый запрос — необходимость подтвердить период обучения в университете (при некоторых условиях обучение входит в стаж). А это могут быть далёкие 60-70-90-е годы. Чтобы подготовить такую архивную справку, нужно поднять личное дело, посмотреть, какие приказы там есть — на зачисление, отчисление, академический отпуск, восстановление. Если окажется, что по каким-то причинам выписки из приказов в дело не внесены, придётся пролистать много томов, чтобы найти нужную фамилию. Ведь по каждому институту сдавалось 10-15 томов приказов в год.

Или человек устраивается на работу, и работодатель просит подтвердить подлинность диплома. Были случаи, когда сотрудники архива обнаруживали, что диплом не настоящий. Ведь если человек действительно учился — это прозрачно. Окончив вуз, он получает дипломом, что зафиксировано в книге регистрации: ФИО, регистрационный номер диплома, личная подпись получателя. Если диплом не настоящий — такой записи в книге нет.

Также часто в архив обращаются за подтверждением стажа работы. Это уже касается сотрудников, которые начинают оформлять пенсию.

К срочным относятся запросы, связанные с апостилями, когда наш студент поступает в университет за границу или выпускник оформляется туда на работу. Нужно подтверждение, что он действительно учился у нас. Это происходит только через министерство образования, именно оно проставляет на дипломе этот значок — апостиль. В архив приходит запрос в определённой форме, которую нужно заполнить. Туда входят даже сведения, кто подписал диплом, было ли право подписи у этого человека, копия подписи и печати. Сложностей немало! Таких запросов за месяц может быть до 15, отработать их надо в течение пяти дней.

Нюансы делопроизводства

Скорость подготовки ответа зависит в основном от того, насколько правильно сформировано личное дело и насколько чётко сформулирован запрос. А если точную дату человек не помнит, или документы не подшиты, работать с этим непросто.

Именно поэтому сектор комплектования фондов (зав. О.А. КУЧЕРЕНКО) так щепетильно относится к тому, что в архив сдают. Просто личное дело с учётной карточкой сейчас не примут. А вот в старом фонде таких дел немало.

Конечно, требования к комплектованию архивных документов были всегда, изредка меняясь в соответствии с законодательством. И в каждом институте был и есть ответственный за делопроизводство. Если он следовал инструкциям, а не формально готовил документы для передачи в архив, то проблем не возникает. Но бывает и по-другому. Например, от бывшего факультета биохимии КГУ до сих пор частично не сданы личные дела студентов за период 1995-2007 гг.

Нерадиво составленное личное дело вызывает целую бумажную волокиту. Институты сдают в архив личные дела после выпуска студентов, а приказы — ежегодно. И если выписок о зачислении и отчислении в деле нет, самому институту их теперь негде взять, приказы-то уже в архиве. И начинают писать служебные записки: для оформления личного дела предоставьте нам копию такого-то приказа. Если указывают номер и дату верно, то найти документ нетрудно. Если же «найдите приказ о зачислении Иванова Ивана Ивановича», то сделать это проблематично: сегодня в течение года выходит по 20 тысяч приказов, их физически сложно пролистать.

Особые случаи

Иногда информацию о человеке ищут родственники. Они должны предоставить документы, доказывающие родство, и тогда им дают возможность познакомиться с личным делом. Таких обращений не много (3-4 в год), но они есть. Так, в архиве хранятся документы сотрудников, студентов, аспирантов Московского института цветных металлов и золота имени М.И. Калинина. В 1958 году этот институт был переведён в Красноярск вместе с частью архива. И в прошлом году в СФУ обратился учёный из Кемерова, который хотел восстановить своё генеалогическое древо. «Мы смогли отыскать учётную карточку и характеристику его прадеда, студента Московского института цветных металлов и золота, — рассказывает С.И. Заббарова. — При соблюдении всей конфиденциальности были предоставлены копии запрашиваемых документов».

А вот свежая история: «Звонит девушка, в 2013 году окончила вуз, а диплом забрала недавно. И удивилась оценкам — ей кажется, они должны быть другие. Хочет ознакомиться с личным делом, посмотреть зачётку. На самом деле она может заказать справку об обучении, где будут указаны все изученные ею дисциплины, часы и оценки. Но можно приехать в архив, пролистать своё личное дело».

Периодически собственную историю хотят восстановить кафедры, институты, подразделения. Воспоминания очевидцев — ценный источник, но память может подвести, а в архиве вам дадут точные даты и документы. Например, в газету как-то прислали публикацию об истории создания КИСИ. Правда, оказалось, что никто не помнит ни точного названия кафедр, ни первых преподавателей. Не догадались обратиться в архив — там эти сведения хранятся.

А ещё ежегодно архив готовит «Историческую справку», где отмечаются особо значимые даты университета.

Разбирали 15 лет

Когда в 2007 г. произошло слияние четырёх вузов в СФУ, а затем объединение их архивов, документы просто привозили в мешках, в связках и сгружали скопом. Конечно, сверяли наличие папок по описи, но внутрь папок никто не заглядывал.

Наведением порядка во всех документах занимается сектор хранения и использования фондов (зав. О.Ю. БУСЫГИНА). Сотрудницам приходится перебирать папки, реставрировать документы, снимать копии, сшивать тома. Например, при работе с документами бывшего КИСИ обнаружили, что дела там сформированы не по окончании года, а по алфавиту. Приходится всё это пересматривать и переформировывать.

Обнаружились проблема и с архивом НИЧ КГУ: документы почти выцвели, текст уже сложно разобрать. Сейчас совместно с библиотекой СФУ готовится проект об оцифровке в первую очередь этих материалов, чтобы они не утратились.

Кстати, переход на электронный документооборот делает актуальным вопрос электронного архива, но пока это не урегулировано законодательно. Электронную базу современных документов сформировать легко, ведь они все уже отсканированы. Но вот старых оцифрованных документов нет, и работы здесь — непочатый край.

Сектор также занимается тем, что просматривает документы на предмет образования плесени, появления насекомых. Так, ещё до образования СФУ архивный фонд КИЦМ топило. Вроде бы документы сушили, но со временем на них появилась плесень. Нужно было спасать архив. Обыскали весь город, нашли специальное средство «Аламинол», всё им обработали, а какие-то документы восстанавливали заново. Потом обнаружили белую плесень в фонде КИСИ: её счищали с папок щётками.

Раз в полгода сотрудники делают в архиве генеральную уборку — обрабатывают от возможных насекомых, протирают влажными тряпками, пылесосят. Что пылесосы нужны — пришлось отдельно доказывать, и сейчас для архива приобретены современные агрегаты.

Уничтожить — не значит порвать

В каждом подразделении университета есть своя номенклатура дел. Если вы туда заглянете, то обнаружите, какие документы хранятся один год, пять, десять лет, а какие — постоянно. Именно те, что хранятся более 10 лет и постоянно, сдаются в архив. Это личные дела, приказы ректора, протоколы заседаний ГЭК, протоколы учёных советов институтов, отчёты кафедр и многое другое.

По утверждённым в России правилам через 15 лет приказы постоянного хранения передаются в Госархив Красноярского края; в этом году это будут документы за 2004-2005 гг. А вот личные дела сотрудников и студентов хранятся в организации. Прежде срок их хранения составлял 75 лет. В 2003 году норматив изменили, будут хранить меньше — 50 лет.

Хорошо, чтобы само структурное подразделение разработало свою номенклатуру (в соответствии с кодификатором, конечно). Тогда люди лучше понимают, какой документ и сколько хранить, после какого срока передать в архив или уничтожить. А что значит уничтожить? Это не просто порвать! Здесь целая процедура.

Структурным подразделением составляется акт на списание документов, его подписывает руководитель подразделения и исполнитель. Обязательно указывают индекс документа. Архив проверяет в сводной номенклатуре, правильно ли указан этот индекс, срок и статья хранения. Если всё верно — завсектором комплектования фондов ставит свою подпись на акте списания документов, после чего акт визирует директор архива. Уже на основании этого акта приезжает комиссия университета, подписывает акт о неразглашении личных данных и увозит документы в специальную фирму, которая их уничтожает.